Por que escolher um CRM adequado pode elevar o nível da sua operação comercial?
Já li diversos artigos que indicam o que um bom CRM precisa ter e o que precisamos considerar na hora de adquirir alguma das opções de mercado. Integrações com outras ferramentas, personalização das informações, acessibilidade entre dispositivos e bons relatórios de desempenho são normalmente os mais mencionados. De fato, são funcionalidade relevantes para uma operação de vendas. Minha experiência em trabalhar com diferentes CRM’s e conhecer suas vantagens e limitações me motivou a escrever mais sobre o assunto. Neste artigo irei falar um pouco mais sobre visualização e análise de dados de vendas e porque acho que isso deve ser um dos principais pontos de atenção ao escolher uma das opções de sistemas disponíveis.
CRM’s não são apropriados para se analisar dados
Em primeiro lugar, um CRM em sua essência é um sistema de gestão de informações. Apesar de ser necessário muitas das qualidades elencadas no parágrafo acima, é preciso ter em mente que o objetivo principal de uma ferramenta de gestão é aumentar a eficiência da equipe através da organização. É extremamente difícil encontrar um software tão completo a ponto de entregar bem tudo que promete. Tenho notado limitações nos painéis de dados até mesmo nos líderes de mercado. Ou os recursos para análises são limitados ou acabam apresentando bugs na geração de relatórios.
Em segundo lugar, análises de operações de vendas requerem uma visão integrada da informação. É necessário correlacionar elementos com diferentes origens, como uma planilha com metas das equipes ou relatórios de outros softwares. É o caso por exemplo de empresas que utilizam uma ferramenta de prospecção para equipes de pré-vendas e outra ferramenta para equipes de vendas. Nesses casos se torna inviável utilizar a funcionalidade nativa de um CRM para analisar o desempenho da operação como um todo.
Qualidades de um CRM que facilitam a vida de um Sales Ops
Uma das premissas aqui é que precisamos saber como a operação de nossos clientes está performando. Isso é fundamental para entender se o processo de vendas está bem desenhado e quais/onde estão os gargalos operacionais. Sem isso é muito difícil medir eficiência e consequentemente, saber como ajudar as empresas. Percebemos então que era necessário integrar diferentes bancos de dados em uma única ferramenta, de forma simples, e evitando erros de processo ao longo do caminho. Ficou cada vez mais evidente que os CRM’s deveriam ter no mínimo duas características: Uma API bem estruturada e documentada e automações que otimizassem o trabalho das equipes de vendas.
Uma API bem estruturada permite que possamos analisar os dados em uma ferramenta apropriada. Além disso, evita que o andamento dos trabalhos esteja condicionado ao cronograma de uma equipe de desenvolvedores (Isso muitas vezes provoca atrasos consideráveis no projeto). Como ferramenta padrão escolhemos o Power BI. Ele tem boa capacidade de integração, manipulação e qualidade na entrega dos relatórios. A versão gratuita entrega bons resultados, o que a torna democrática para diferentes orçamentos. É possível publicar o BI na Web, com oito atualizações diárias no plano Free. No final, é praticamente um streaming da operação. Ainda assim, existem outras opções no mercado como o Google Data Studio e o Tableau por exemplo. É importante ressaltar que o fornecedor do CRM precisa entregar uma documentação detalhada da API. Assim o time de OPS não encontrará dificuldade na execução da integração.
BI de uma operação de vendas – Elaborado pelo autor
As automações são relevantes por 2 motivos. O primeiro é que elas ajudam a diminuir o número de erros de processo. Algo constante na operação de vendas são as falhas no preenchimento de campos contendo informação do cliente ou sobre quem é o usuário responsável por determinado lead. O segundo motivo é que quase a totalidade de CRM’s não mostra a jornada do lead ao longo do funil.
Não existem registros cronológicos que indiquem quando um determinado lead passou por uma etapa. Por isso é necessário que sejam criadas automações que atuam como marcadores dessas passagens de etapas. A partir daí é possível analisar as conversões e Δt nas etapas do funil para todos os leads, por SDR, vendedor ou quaisquer outros elementos que desejemos correlacionar. Ganha-se infinitas opções de análise que não são possíveis de se fazer dentro de um CRM.
E as ferramentas de integração ou conectores?
Existem outras opções para extrair dados de CRM, os tais dos conectores. Opções como o Supermetrics, Zapier e Integromat facilitam parte do trabalho do profissional de Ops mas na minha opinião, acabam se tornando uma desvantagem do ponto de vista financeiro. Primeiro porque a grande maioria deles tem seu preço calculado em dólar, o que encarece os custos com ferramentas. Sabemos que em operações “early stage”, isso faz bastante diferença. Outra desvantagem é estar compartilhando dados com mais um player. Não é necessariamente um risco alto em segurança de dados, mas é mais um intermediário no processo.
Tudo se resume…
Ao fato de que é possível encontrar opções de CRM que ofereçam uma conexão direta com a plataforma de BI através de API, sem representar um custo a mais para a empresa. Alguns são mais simples e com um preço mais acessível, outros um pouco mais caros. Minha recomendação tem sido usar o Pipedrive. Entendo que ele é o melhor custo-benefício entre preço e funcionalidades. A API é bem estrutura e documentada e as automações facilitam o trabalho dos times de vendas e de Ops. No final, o valor a mais por usuário no plano avançado acaba sendo um bom investimento.
Minha dica final aqui é: Invista na integração do seu CRM com um software de BI. Com certeza você vai ter mais clareza sobre sua operação de vendas.
